KI und Automatisierung
KI-Agenten und Chatbots für Unternehmen
KI-Agenten und Chatbots beantworten Fragen mit Ihrem eigenen Wissen und erledigen einfache Aufgaben selbstständig: auf Ihrer Webseite für Kunden oder intern für Ihr Team, immer in klaren Grenzen.
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Überblick
Was sind KI-Agenten, und was unterscheidet sie von Chatbots?
Ein Chatbot beantwortet Fragen. Moderne KI-Chatbots verstehen freie Sprache und antworten in ganzen Sätzen, statt nur vorgefertigte Antworten auszuspielen. Ein Chatbot für Unternehmen greift dabei auf Ihr eigenes Wissen zu: Produktinformationen, Handbücher, Preislisten, Richtlinien.
KI-Agenten gehen einen Schritt weiter. Sie beantworten nicht nur Fragen, sondern erledigen Aufgaben: Sie schlagen einen Liefertermin nach, legen ein Ticket an, tragen einen Termin ein oder bereiten eine Bestellung vor. Dafür bekommen sie Zugriff auf ausgewählte Programme und klare Regeln, was sie dürfen und was nicht.
Beides gehört zusammen. Viele Projekte starten mit einem Wissensassistenten und wachsen dann schrittweise zu KI-Agenten, die einzelne Arbeitsschritte übernehmen. Laut Bitkom setzen 2026 erstmals 57 Prozent der Unternehmen in Deutschland KI ein, die meisten sehen sich aber noch am Anfang.
Ergebnis
Was Sie mit KI-Agenten und Chatbots gewinnen
Antworten rund um die Uhr
Kunden und Mitarbeitende bekommen sofort eine Antwort, auch nachts, am Wochenende und in Stoßzeiten.
Entlastete Fachleute
Wiederkehrende Fragen landen nicht mehr bei Ihren Expertinnen und Experten, sondern werden direkt beantwortet.
Wissen, das man findet
Was in Ordnern, Handbüchern und E-Mails steckt, wird mit einer Frage auffindbar, mit Quellenangabe.
Für wen
Für Unternehmen mit vielen wiederkehrenden Fragen
Kunden fragen immer wieder nach Lieferzeiten, Öffnungszeiten oder dem Stand ihrer Bestellung. Mitarbeitende suchen Antworten in Handbüchern, Laufwerken und alten E-Mails. Das dauert, bindet Fachleute und führt zu unterschiedlichen Antworten auf dieselbe Frage.
- Viele gleiche Fragen von Kunden
- Internes Wissen ist schwer zu finden
- Einfache Aufgaben blockieren Fachkräfte
- Neue Mitarbeitende brauchen lange, bis sie sich zurechtfinden
Leistung
Was wir bei KI-Agenten und Chatbots übernehmen
Chatbot für die Webseite
Beantwortet Kundenfragen rund um die Uhr auf Basis Ihrer Inhalte und übergibt bei Bedarf an Ihr Team.
KI-Wissensdatenbank fürs Team
Findet Antworten in Ihren Dokumenten und nennt die Quelle, damit jede Antwort nachprüfbar ist.
KI-Agenten für Aufgaben
Erledigen klar umrissene Aufgaben, etwa Anfragen vorsortieren, Daten nachschlagen oder Vorgänge anlegen.
Anbindung an Ihre Programme
Wir verbinden die Assistenten mit CRM, Ticketsystem, Warenwirtschaft oder Kalender, nur so weit wie nötig.
Grenzen und Sicherheit
Wir legen fest, was der Assistent darf, welche Daten er sieht und wann ein Mensch übernimmt.
Betreuung und Verbesserung
Wir werten aus, welche Fragen gestellt werden, und verbessern Wissen und Abläufe laufend.
Ablauf
KI-Agenten erstellen in vier Schritten
Ziel
Welche Fragen oder Aufgaben soll der Assistent übernehmen, für wen und mit welchem Ergebnis?
Wissen
Wir sammeln und ordnen die Inhalte, mit denen der Assistent arbeitet, und legen Grenzen fest.
Bau und Test
Wir richten den Assistenten ein und testen ihn mit echten Fragen aus Ihrem Alltag.
Betrieb
Nach dem Start werten wir aus, verbessern Antworten und erweitern Schritt für Schritt.
Selbsttest
Wie bereit ist Ihr Betrieb für KI-Agenten?
Vier Fragen, eine ehrliche Einschätzung. Ohne Anmeldung, nichts wird gespeichert.
Beantworten Sie die 4 Fragen
Ihre Einschätzung erscheint hier. Ohne Anmeldung, nichts wird gespeichert.
Einsatzbeispiele für KI-Agenten und Chatbots
Ob Webseite oder Intranet: Diese Beispiele zeigen, wo KI-Assistenten im Mittelstand typischerweise helfen.
- Kundenservice: Ein Chatbot auf der Webseite beantwortet Fragen zu Produkten, Lieferzeiten, Rücksendungen und Öffnungszeiten. Wenn ein Kunde mehr braucht, nimmt er das Anliegen auf und übergibt es mit allen Angaben an Ihr Team.
- Vertrieb: Ein Assistent hilft Interessenten, das passende Produkt zu finden, und sammelt die Angaben, die Ihr Vertrieb für ein Angebot braucht.
- Interner Support: Eine KI-Wissensdatenbank beantwortet Fragen zu Abläufen, Richtlinien, IT oder Urlaubsregeln, mit Link auf das Originaldokument.
- Einarbeitung: Neue Mitarbeitende fragen den Assistenten, statt Kolleginnen und Kollegen ständig zu unterbrechen. Das spart auf beiden Seiten Zeit.
- Technik und Service: Servicetechniker finden Lösungen aus Handbüchern und früheren Einsätzen schneller, auch unterwegs auf dem Handy.
- Bewerbung und Personal: Ein Assistent beantwortet Fragen von Bewerbern zu Stellen und Ablauf. Die Auswahl trifft immer ein Mensch.
Wenn Anfragen zusätzlich am Telefon eingehen, passt der KI-Telefonassistent dazu.
Technik
So arbeitet eine KI-Wissensdatenbank mit Ihrem Wissen
Damit ein Chatbot nicht frei erfindet, sondern mit Ihrem Wissen antwortet, nutzen wir ein Verfahren, das Fachleute RAG nennen: Retrieval Augmented Generation. Einfach gesagt:
- Ihre Dokumente werden in kleine Abschnitte zerlegt und durchsuchbar gemacht.
- Stellt jemand eine Frage, sucht das System die passenden Abschnitte heraus.
- Die KI formuliert aus genau diesen Abschnitten eine Antwort.
- Die Quelle wird mit angegeben, damit die Antwort nachprüfbar ist.
So bleibt die KI-Wissensdatenbank bei Ihren Inhalten. Wenn sie etwas nicht weiß, sagt sie das und verweist an einen Menschen, statt zu raten. Neue oder geänderte Dokumente fließen automatisch oder mit wenigen Klicks ein.
Wie KI-Agenten sicher handeln: Rechte, Freigaben, Protokolle
Sobald ein KI-Agent nicht nur antwortet, sondern handelt, braucht er klare Leitplanken. Wir arbeiten mit drei Stufen.
Lesen: Der Agent darf Informationen nachschlagen, etwa den Status einer Bestellung oder einen freien Termin. Er verändert nichts. Diese Stufe ist schnell eingerichtet und für viele Aufgaben ausreichend.
Vorschlagen: Der Agent bereitet eine Aktion vor, etwa ein Ticket, eine Antwort oder eine Bestellung, und ein Mensch gibt sie mit einem Klick frei. So bleibt die Verantwortung beim Team, die Vorarbeit macht die KI.
Ausführen: Für eng begrenzte, risikoarme Aufgaben darf der Agent selbst handeln, zum Beispiel einen Rückrufwunsch eintragen. Jede Aktion wird protokolliert, und Sie können sie jederzeit nachvollziehen.
Welche Stufe für welche Aufgabe gilt, legen wir gemeinsam fest. Im Zweifel beginnen wir vorsichtig und erweitern, wenn der Agent sich bewährt hat.
So läuft ein Gespräch mit dem Chatbot für Unternehmen ab
Ein Beispiel, wie ein Kunde auf Ihrer Webseite mit dem Chatbot spricht, ohne echte Daten:
- Der Kunde öffnet das Chatfenster. Der Chatbot stellt sich als KI-Assistent vor und sagt, wobei er helfen kann.
- Der Kunde fragt nach der Lieferzeit für ein bestimmtes Produkt.
- Der Chatbot sucht in Ihren Produktinformationen, antwortet und verlinkt die passende Seite.
- Der Kunde möchte ein individuelles Angebot. Der Chatbot fragt nach Menge, Termin und Kontaktdaten, mit Hinweis auf die Datenschutzerklärung.
- Ihr Vertrieb erhält die Anfrage vollständig und kann direkt ein Angebot schreiben.
Der Kunde hat sofort eine Antwort, Ihr Team bekommt eine fertige Anfrage statt einer halben E-Mail. Genau dieser Effekt macht Chatbots im Mittelstand wirtschaftlich, gerade dort, wo viele ähnliche Anfragen eingehen.
Chatbot, Wissensassistent oder KI-Agent: was passt?
Nicht jede Aufgabe braucht einen KI-Agenten. Der Vergleich zeigt, welche Stufe zu welchem Ziel passt:
Chatbot für Unternehmen
Beantwortet Fragen von Kunden auf der Webseite mit Ihren Inhalten. Schnell eingerichtet, gut für wiederkehrende Fragen. Übergibt komplexe Anliegen an Ihr Team.
KI-Wissensdatenbank
Beantwortet interne Fragen aus Ihren Dokumenten, mit Quellenangabe und Berechtigungen: Jede Person sieht nur, was sie auch sonst sehen darf.
KI-Agent
Erledigt Aufgaben in Ihren Programmen, etwa Daten nachschlagen, Vorgänge anlegen oder Termine eintragen. Braucht klare Regeln, Protokolle und Freigaben für heikle Schritte.
Unser Rat: mit der einfachsten Stufe beginnen, die Ihr Problem löst, und dann erweitern. So wächst das Vertrauen in die Technik mit dem Nutzen, und jede Stufe baut auf dem Wissen der vorherigen auf.
Recht und Datenschutz
Datenschutz und KI-Verordnung bei KI-Agenten
KI-Agenten und Chatbots verarbeiten Fragen, oft auch personenbezogene Daten. Deshalb planen wir Recht und Sicherheit von Anfang an ein:
- Seit dem 2. August 2026 verlangt Artikel 50 der KI-Verordnung, dass Menschen erkennen, dass sie mit einer KI interagieren (Stand November 2026). Ihr Chatbot wird deshalb klar gekennzeichnet. Den Text finden Sie bei EUR-Lex.
- Verträge zur Auftragsverarbeitung mit allen beteiligten Anbietern, Speicherorte in der EU, wo möglich.
- Berechtigungen: Eine interne KI-Wissensdatenbank zeigt nur Inhalte, die die Person auch sonst sehen darf.
- Protokolle, welche Aktionen ein KI-Agent ausgeführt hat, und Freigaben durch Menschen bei heiklen Schritten.
- Orientierung bietet die Orientierungshilfe „Künstliche Intelligenz und Datenschutz“ der Datenschutzkonferenz.
Das ist eine Orientierung, keine Rechtsberatung. Einzelheiten stimmen wir mit Ihrer Datenschutzbeauftragten Person ab. Wenn Ihr Team zusätzlich geschult werden soll, hilft die KI-Einführung.
Fünf Fehler bei KI-Agenten und Chatbots
- Schlechtes Wissen einspeisen. Veraltete oder widersprüchliche Dokumente führen zu falschen Antworten. Vor dem Start gehört das Wissen aufgeräumt.
- Keine Grenzen setzen. Ein Assistent, der zu allem etwas sagt, sagt auch Falsches. Klare Themen und eine Übergabe an Menschen schützen davor.
- Zu viele Rechte vergeben. KI-Agenten bekommen nur die Zugriffe, die sie für ihre Aufgabe brauchen, und heikle Aktionen nur mit Freigabe.
- Nicht auswerten. Die Fragen, die gestellt werden, zeigen, wo Wissen fehlt. Wer sie nicht auswertet, verschenkt den größten Nutzen.
- KI verstecken. Kennzeichnung ist Pflicht und schafft Vertrauen. Nutzer akzeptieren einen ehrlichen Assistenten deutlich leichter.
Bei unseren Projekten ist jeder dieser Punkte ein fester Bestandteil.
So bereiten Sie das Projekt vor
Ob Chatbot für Unternehmen oder KI-Agent: Mit dieser Vorbereitung kommen wir schnell zu einem ersten Ergebnis.
- Sammeln Sie die zwanzig häufigsten Fragen, die Kunden oder Mitarbeitende stellen, gern mit den bisherigen Antworten.
- Überlegen Sie, wo das Wissen heute liegt: Webseite, Handbücher, Laufwerke, SharePoint, Ticketsystem.
- Legen Sie fest, wer im Haus für die Inhalte verantwortlich ist und Änderungen freigibt.
- Notieren Sie, welche Themen der Assistent ausdrücklich nicht beantworten soll.
- Klären Sie, an wen der Assistent übergibt, wenn er nicht weiterweiß.
Je klarer diese Punkte sind, desto schneller ist der Assistent einsatzbereit, und desto besser sind seine Antworten vom ersten Tag an.
Woran Sie den Erfolg von KI-Agenten messen
Vor dem Start legen wir fest, woran Sie den Erfolg erkennen. Typische Kennzahlen sind:
- Beantwortungsquote: Wie viele Fragen hat der Assistent selbst gelöst, wie viele wurden übergeben?
- Zeitersparnis: Wie viele Anfragen erreichen Ihr Team gar nicht mehr?
- Zufriedenheit: Wie bewerten Nutzer die Antworten, etwa mit einem einfachen Daumen hoch oder runter?
- Wissenslücken: Welche Fragen konnte der Assistent nicht beantworten, und welches Wissen fehlt deshalb?
Die Auswertung zeigt nicht nur, ob sich der Assistent lohnt. Sie zeigt auch, wo Ihr Unternehmen Wissen besser dokumentieren sollte, und das hilft weit über KI-Agenten hinaus.
Gut zu wissen
Erfindet der Chatbot Antworten?
Wir begrenzen ihn auf Ihre Inhalte und lassen ihn Quellen nennen. Wenn er etwas nicht weiß, sagt er das und verweist an einen Menschen. Ganz ausschließen lassen sich Fehler bei KI nie, deshalb gehören Tests, Grenzen und Auswertung dazu.
Wo liegen unsere Daten?
Je nach Lösung bei europäischen Anbietern oder auf einem eigenen Server. Das legen wir mit Ihnen fest.
Wie aufwendig ist die Pflege?
Neue Inhalte fließen automatisch oder mit wenigen Klicks ein. Wir zeigen Ihrem Team, wie das geht.
Können wir klein anfangen?
Ja. Ein Chatbot für die häufigsten Fragen ist ein guter Start, KI-Agenten kommen später dazu.
Was kosten KI-Agenten und Chatbots?
Die Kosten hängen vom Umfang ab: wie viel Wissen eingebunden wird, wie viele Programme angebunden werden und ob der Assistent nur antwortet oder auch Aufgaben erledigt. Nach dem Erstgespräch erhalten Sie ein schriftliches Angebot mit festem Umfang.
Laufend fallen Gebühren für die KI-Nutzung an, meist nach Verbrauch, dazu gegebenenfalls Lizenzen für die Plattform und auf Wunsch unsere Betreuung. Was KI-Dienste im Monat kosten, schätzen Sie mit dem KI-Kostenrechner ab.
Unser Rat: mit einem klar umrissenen Einsatz beginnen, zum Beispiel einem Chatbot für die zwanzig häufigsten Fragen. Der Nutzen ist schnell messbar, und Sie entscheiden auf dieser Grundlage über den nächsten Schritt.
Abschluss
Am Ende des Projekts: KI-Agenten, die Ihr Team entlasten
Nach dem Projekt arbeitet Ihr Assistent zuverlässig mit Ihrem Wissen. Sie erhalten:
- einen eingerichteten Chatbot, eine KI-Wissensdatenbank oder KI-Agenten, je nach Ziel,
- eine Dokumentation von Wissen, Grenzen und Anbindungen,
- eine Kennzeichnung nach KI-Verordnung und Unterlagen für den Datenschutz,
- eine Auswertung der ersten Wochen mit Verbesserungen,
- eine Anleitung, wie Ihr Team Inhalte selbst pflegt.
Wenn danach weitere Abläufe automatisiert werden sollen, passt die Prozessautomatisierung.
Preis
Ihr Angebot für KI-Agenten und Chatbots
KI-Assistent
Preis nach Analyse, schriftlich vorab
- Konzept, Wissensbasis und Grenzen
- Einrichtung, Anbindung und Test
- Kennzeichnung und Datenschutz-Unterlagen
- Betreuung und Verbesserung auf Wunsch
Umfang und Preis legen wir vor Beginn schriftlich fest.
Fragen
Häufige Fragen zu KI-Agenten und Chatbots
Was ist der Unterschied zwischen Chatbot und KI-Agent?
Ein Chatbot beantwortet Fragen. Ein KI-Agent kann zusätzlich Aufgaben ausführen, etwa Daten nachschlagen oder Vorgänge anlegen, immer in festgelegten Grenzen.
Erfindet der Chatbot Antworten?
Wir begrenzen ihn auf Ihre Inhalte und lassen ihn Quellen nennen. Wenn er etwas nicht weiß, verweist er an einen Menschen.
Wo liegen unsere Daten?
Je nach Lösung bei europäischen Anbietern oder auf einem eigenen Server. Das legen wir mit Ihnen fest.
Müssen wir den Chatbot kennzeichnen?
Ja. Nach Artikel 50 der KI-Verordnung müssen Nutzer seit August 2026 erkennen können, dass sie mit einer KI interagieren. Das berücksichtigen wir bei der Einrichtung.
Wie aufwendig ist die Pflege?
Neue Inhalte fließen automatisch oder mit wenigen Klicks ein. Wir zeigen Ihrem Team, wie das geht.
Können wir KI-Agenten selbst erstellen?
Mit Baukästen lassen sich einfache Assistenten selbst bauen. Aufwendig wird es bei Wissensaufbereitung, Anbindungen, Berechtigungen und Sicherheit. Dort unterstützen wir, gern auch so, dass Ihr Team später selbst weiterbaut.
Funktioniert das mit Microsoft 365?
Ja. Wissen aus SharePoint, Teams oder OneDrive lässt sich einbinden, unter Beachtung der bestehenden Berechtigungen.
Kann der Chatbot mehrere Sprachen?
Ja. Moderne KI antwortet in der Sprache des Nutzers, auch wenn Ihr Wissen nur auf Deutsch vorliegt.
Was passiert, wenn der Assistent nicht weiterweiß?
Er sagt das offen und übergibt an Ihr Team, zum Beispiel per E-Mail, Ticket oder Rückrufwunsch, mit allen bisherigen Angaben.
Was ist eine KI-Wissensdatenbank?
Eine Sammlung Ihrer Dokumente, die per Frage durchsucht wird. Die KI formuliert die Antwort aus den passenden Abschnitten und nennt die Quelle, damit Ihr Team sie prüfen kann.
Brauchen wir dafür eine eigene IT-Abteilung?
Nein. Wir übernehmen Einrichtung und Betrieb und arbeiten bei Bedarf mit Ihrem IT-Dienstleister zusammen. Ihr Team pflegt später nur die Inhalte.
Wie schnell ist ein Chatbot einsatzbereit?
Ein Chatbot für häufige Fragen ist oft in wenigen Wochen einsatzbereit, KI-Agenten mit Anbindungen dauern länger. Den Zeitplan erhalten Sie mit dem Angebot.
Selbst prüfen: KI-Kostenrechner
Rechnen Sie aus, was KI-Dienste für Ihre Anwendung im Monat kosten, bevor wir über KI-Agenten sprechen.
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